Поставщики систем автоматизации обещают сокращение затрат на обработку счетов до 70 процентов.
Компании внедряют OCR-системы, сокращают бухгалтерию, а через квартал обнаруживают расхождения в учете на сотни тысяч. Технология распознавания текста стабильно ошибается в предсказуемых ситуациях, и эти ошибки стоят денег.
Типовые сбои распознавания чисел
OCR путает цифры в плохо отсканированных документах.
Единица превращается в семерку, ноль читается как восьмерка, запятая сдвигается на разряд. Бухгалтер Айгуль Нурпеисова зафиксировала 23 ошибки распознавания сумм за месяц работы системы в торговой компании. Средняя ошибка составила 12 400 тенге. За месяц система создала расхождения на 285 200 тенге, которые потребовали ручной сверки всего массива документов.
Стоимость исправления превышает стоимость предотвращения
Найти ошибку в уже обработанном счете сложнее, чем проверить документ при получении.
Бухгалтер тратит 3 минуты на проверку входящего счета. Поиск ошибки в учете, сверка с контрагентом, создание корректировочных проводок занимают 40 минут. При обработке 180 счетов в месяц ручная проверка требует 9 часов работы. Исправление ошибок автоматизированной системы отнимает 15 часов плюс репутационные издержки от претензий поставщиков.
Скрытые расходы на доработку системы
Поставщик обещал точность распознавания 96 процентов.
В реальных условиях с разнообразными форматами счетов точность составила 78 процентов. Компания заказала обучение системы на своих документах за 890 тысяч тенге. Через два месяца точность выросла до 84 процентов, но не достигла уровня, при котором можно отказаться от проверки. Суммарные расходы на лицензию, внедрение и доработку за год составили 2,1 миллиона тенге. Зарплата двух бухгалтеров за этот период — 1,8 миллиона с учетом налогов.
Автоматизация работает для стандартизированных процессов
Система эффективна, когда все счета приходят от ограниченного числа поставщиков в едином формате.
Как только добавляются новые контрагенты, меняются шаблоны документов, появляются рукописные пометки — точность падает. Компании с разнородным документооборотом платят за автоматизацию больше, чем экономят на сокращении персонала.